John: Thanks, everyone, for coming to this project meeting. I know we’re all working cross-functionally on this project, but so far the key stakeholders are really pleased with how it’s going. This project will really benefit our overall value proposition and the company as a whole.
Akiko: Thanks, John. It’s an important project. It’s good to be collaborating on this together.
Matteo: Yes, it’s important, but we’re all so busy with our regular jobs. It’ll be difficult to fit things in.
John: It’s OK, Matteo. We’ll work it out. I know that you all have a lot on at the moment, combining this project with your regular jobs.
Barbara: So, what do we need to do, and by when?
John: Good questions, Barbara. We have a number of key deliverables to discuss so it’s essential we’re all in agreement about roles and responsibilities and also the timelines we’re working to.
Akiko: Great.
Matteo: Yes, it’s good to get this clear.
John: So, the first thing we need to do is design the customer survey questionnaire. In my experience, this is best done through an online survey tool.
Akiko: That sounds like a great idea. I’m glad you have experience with this.
John: Yeah, we’ve done something similar on previous projects.
Matteo: So will you do that, John?
John: I’d love to but I’m already tied up managing this project, and my line manager, Kate, has agreed that I should focus on the timelines, reporting and financial management. I’d like Akiko to lead on the questionnaire. You learned about this on your marketing and PR course, didn’t you?
Akiko: Yeah, happy to take it on.
John: Thanks, Akiko. Next thing is we need the new designs finalised. Matteo, you said you could do this in a couple of weeks, right?
Matteo: Yeah, I know, but that was last month, and then nothing happened. I’m overloaded at the moment and my line manager won’t be happy if I don’t hit my targets. Sorry, but this project has to take lower priority.
John: Hmm. I see. I can understand the challenge you’re facing. I’ve been in that situation before. So, what can we do to help you hit those targets and free up some time?
Matteo: That’s a good question. If I could get a slight reduction in my targets, I could use the extra time that would create to finish the designs for this project.
John: OK. We might not be able to get your targets reduced, but I’ll see what we can do.
Barbara: How about if I support Matteo there? I know his job well and I have some capacity at the moment. I can help him meet his targets so he can free up some time to finish the designs for this project.
Matteo: Could you, Barbara?
John: Hmm. I’m not sure if it’s fair to ask Barbara to be supporting Matteo in his regular job so he can work on this project.
Barbara: It’s up to you, but I’m happy to support Matteo with his regular work, just for a couple of weeks so he can create the designs. He’s the only one with the expertise.
John: Yeah, you’re right. OK, thanks a lot, Barbara. I appreciate it. Matteo, would that work for you?
Matteo: Yes, that would work. Thanks. OK, you’ve made it easy for me to say yes.
John: OK, then that’s settled. Thanks, both. I really appreciate your help in this. So, can you get them done by the end of the month?
Matteo: Yes, that should be no problem.
جان: از همه برای حضور در این جلسه پروژه متشکرم. من می دانم که همه ما به صورت متقابل روی این پروژه کار می کنیم، اما تا کنون سهامداران کلیدی واقعا از نحوه پیش رفتن آن راضی هستند. این پروژه واقعاً به نفع ارزش کلی ما و کل شرکت خواهد بود.
آکیکو: ممنون جان. پروژه مهمی است خوب است که در این مورد با هم همکاری کنیم.
متئو: بله، مهم است، اما همه ما خیلی مشغول کارهای معمولی خود هستیم. جا دادن چیزها در آن دشوار خواهد بود.
جان: اشکالی نداره متئو. ما آن را حل خواهیم کرد. من می دانم که همه شما در حال حاضر کارهای زیادی دارید و این پروژه را با مشاغل معمولی خود ترکیب می کنید.
باربارا: خب، چه کاری باید انجام دهیم، و تا کی؟
جان: سؤالات خوبی باربارا. ما چندین مورد کلیدی برای بحث داریم، بنابراین ضروری است که همه ما در مورد نقشها و مسئولیتها و همچنین زمانبندیهایی که روی آن کار میکنیم توافق داشته باشیم.
آکیکو: عالیه
متئو: بله، خوب است که این موضوع را روشن کنیم.
جان: بنابراین، اولین کاری که باید انجام دهیم طراحی پرسشنامه نظرسنجی مشتری است. در تجربه من، این بهترین کار از طریق یک ابزار نظرسنجی آنلاین است.
آکیکو: این ایده عالی به نظر می رسد. خوشحالم که تجربه ای در این مورد دارید.
جان: بله، ما در پروژههای قبلی هم کاری مشابه انجام دادهایم.
متئو: پس این کار را می کنی جان؟
جان: دوست دارم، اما من در حال حاضر درگیر مدیریت این پروژه هستم، و مدیر خط من، کیت، موافقت کرده است که باید روی جدول زمانی، گزارش و مدیریت مالی تمرکز کنم. من دوست دارم آکیکو در پرسشنامه رهبری کند. شما در این مورد در دوره بازاریابی و روابط عمومی خود یاد گرفتید، اینطور نیست؟
آکیکو: بله، خوشحالم که آن را قبول می کنم.
جان: ممنون، آکیکو. نکته بعدی این است که ما باید طرح های جدید را نهایی کنیم. متئو، تو گفتی که میتوانی این کار را چند هفته دیگر انجام دهی، درست است؟
متئو: بله، می دانم، اما ماه گذشته بود، و بعد هیچ اتفاقی نیفتاد. در حال حاضر سرم زیاد است و اگر به اهدافم نزنم، مدیر خطم خوشحال نخواهد شد. متأسفیم، اما این پروژه باید اولویت کمتری داشته باشد.
جان: هوم. من می بینم. من می توانم چالشی که با آن روبرو هستید را درک کنم. من قبلا در چنین شرایطی بودم. بنابراین، چه کاری میتوانیم انجام دهیم تا به شما کمک کنیم به آن اهداف ضربه بزنید و مدتی را آزاد کنید؟
متئو: این سوال خوبی است. اگر بتوانم اندکی در اهدافم کاهش پیدا کنم، میتوانم از زمان اضافی که ایجاد میکند برای تکمیل طرحهای این پروژه استفاده کنم.
جان: باشه. ممکن است نتوانیم اهداف شما را کاهش دهیم، اما من می بینم که چه کاری می توانیم انجام دهیم.
باربارا: اگر من آنجا از متئو حمایت کنم چطور؟ من کار او را خوب بلدم و در حال حاضر ظرفیتی دارم. من می توانم به او کمک کنم تا به اهدافش برسد تا بتواند مدتی برای تکمیل طرح های این پروژه خالی کند.
متئو: می تونی باربارا؟
جان: هوم. من مطمئن نیستم که منصفانه است که از باربارا بخواهیم از متئو در شغل عادی خود حمایت کند تا بتواند روی این پروژه کار کند.
باربارا: این به شما بستگی دارد، اما من خوشحالم که از متئو با کارهای معمولش حمایت می کنم، فقط برای چند هفته تا بتواند طرح ها را ایجاد کند. او تنها کسی است که تخصص دارد.
جان: آره، حق با شماست. باشه، خیلی ممنون باربارا. من از آن قدردانی می کنم. متئو، آیا این برای شما مفید است؟
متئو: بله، این کار می کند. با تشکر باشه، بله گفتن را برای من آسان کردی.
جان: باشه، پس حل شد. با تشکر، هر دو. من واقعا از کمک شما در این زمینه قدردانی می کنم. بنابراین، آیا می توانید آنها را تا پایان ماه انجام دهید؟
متئو: بله، مشکلی نیست.
نظرات کاربران