A
I’ll never forget the first time I met our new contact from Retrolink, one of our top five customers. I had travelled to their office to meet him in person, talk about the history of our companies together and define a shared vision for future co-operation. I wanted to focus on building a good relationship with him which would be a good foundation for working together.
So, when we met I wanted to make a good impression and also show him respect. I greeted him with a handshake and addressed him by his surname. When I put my hand out I realised he had been moving in to give me a hug, so we did an awkward mixture of the two! Also, when I greeted him by his surname, he responded politely, though he used my first name. It was all a little uncomfortable.
In this situation, I guess I made assumptions about the level of formality he expected. Even though he had never met me before, he knew our two companies had been doing business with each other for years and he wanted to build on that history by being less formal with me from the beginning. The real learning here for me was that I shouldn’t assume we all have the same ideas about meeting people for the first time.
________________________________________
B
I’d never worked with a virtual team on an international project before. It was quite exciting, though also challenging to work with people from different countries, many of whom I would never actually get to meet in person. There were a lot of things that were different about working in the same office and it was quite challenging at the beginning.
For example, there were different time zones, different IT systems and even different local regulations, which impacted on what each person was allowed to, or able to, do for the project.
There were also interpersonal differences, such as different ways of working, approaches to deadlines and when to reply to emails. And we shouldn’t forget the fact that English was the project language and that most people on the team had to work in a language which wasn’t their first. A positive of this was that it meant that everyone, including the native English speakers, had to make the effort to communicate clearly and clarify their own and everyone else’s understanding.
To help us all get on the same page, we defined the communication norms and the rules the team would follow, as well as the meeting dates and deadlines. We laid this all out in a document called a team or project charter. This was really useful and in the end the project was a great success. I’m looking forward to working on my next international project.
________________________________________
C
I went through a bit of a rough patch last year at work. I was already committed to too much and then we lost a team member through restructuring and I quickly became overloaded. This led to me doing too much overtime and feeling very stressed. My boss was really helpful and she pushed back against the unrealistic targets that had been set for our department. She also introduced me to the smart approach to goal setting. It’s an acronym, S-M-A-R-T. You use it to create goals that are Specific, Measurable, Achievable, Relevant and Timely.
I used this approach to deal with all of the things that were overloading me. It helped me to prioritise some tasks, to do some later and to drop some completely.
I often use this approach now and feel much more in control of my time and workload.
________________________________________
D
Have you ever missed a flight or had one cancelled? I did. It happened to me last week. My flight home from a business trip was the last one of the day and we were told it was going to be delayed. That’s always a risk at the end of each day. The ground crew kept extending the delay until eventually they cancelled the flight completely. They then told us to go back through the airport to the departures area to talk to their agent who would organise hotels for everyone and rebook us on the following day’s flight.
As soon as they made the announcement about the cancellation, I knew I had to think quickly as it would not be likely that the flight would have capacity to take everyone from my cancelled flight. I hurried back through the airport and was one of the first to make it to the desk. That turned out to be a good idea, as there were only nine seats available on the flight the next morning. Everyone else had to fly to a different airport and then continue back to our destination airport in coaches. Lucky me! Right?
الف
هرگز اولین باری را که با رابط جدیدمان در شرکت «رترولینک» (Retrolink) — که یکی از پنج مشتری اصلی ماست — ملاقات کردم، فراموش نمیکنم. من به دفتر آنها رفته بودم تا او را از نزدیک ببینم، درباره تاریخچه همکاری دو شرکت گفتگو کنیم و چشماندازی مشترک برای همکاریهای آینده ترسیم نماییم. هدفم این بود که بر ایجاد رابطهای خوب با او تمرکز کنم؛ رابطهای که بتواند شالودهای مناسب برای همکاریهایمان باشد.
بنابراین، وقتی همدیگر را دیدیم، میخواستم هم تأثیر مثبتی بگذارم و هم احترامم را به او نشان دهم. هنگام سلام و احوالپرسی، با او دست دادم و او را با نام خانوادگیاش خطاب کردم. اما درست وقتی دستم را دراز کردم، متوجه شدم که او قصد دارد مرا در آغوش بگیرد؛ در نتیجه، حرکتی ترکیبی و ناشیانه میان دست دادن و در آغوش گرفتن شکل گرفت! همچنین، وقتی او را با نام خانوادگیاش خطاب کردم، او مؤدبانه پاسخ داد اما مرا با نام کوچک صدا زد. مجموع این اتفاقات، موقعیت را کمی معذبکننده کرد.
به گمانم در آن شرایط، من درباره سطح رسمیبودنِ مورد انتظار او دچار پیشفرضهای نادرستی شده بودم. با اینکه او پیشتر هرگز مرا ندیده بود، اما میدانست که شرکتهای ما سالهاست با یکدیگر همکاری دارند و میخواست با برخوردِ کمتر رسمی از همان ابتدا، بر پایه آن سابقه بنا کند. درس مهمی که من از این ماجرا گرفتم این بود که نباید تصور کنم همه ما در مورد نحوه ملاقات با افراد برای نخستین بار، دیدگاههای یکسانی داریم.
ب
پیش از این هرگز در یک پروژه بینالمللی با تیمی مجازی کار نکرده بودم. همکاری با افرادی از کشورهای مختلف — که بسیاری از آنها را هرگز از نزدیک نمیدیدم — هم هیجانانگیز بود و هم چالشبرانگیز. تفاوتهای زیادی نسبت به کار در یک دفتر مشترک وجود داشت و شرایط در ابتدا دشوار بود.
برای مثال، تفاوت در مناطق زمانی، سیستمهای فناوری اطلاعات (IT) و حتی مقررات محلی وجود داشت؛ عواملی که بر آنچه هر فرد مجاز یا قادر به انجامش در پروژه بود، تأثیر میگذاشت.
تفاوتهای فردی نیز وجود داشت، از جمله تفاوت در شیوههای کاری، رویکردها نسبت به ضربالاجلها و زمان پاسخدهی به ایمیلها. همچنین نباید فراموش کرد که زبان پروژه انگلیسی بود و اکثر اعضای تیم مجبور بودند به زبانی کار کنند که زبان مادریشان نبود. نکته مثبت این وضعیت آن بود که همه افراد — از جمله کسانی که انگلیسی زبان مادریشان بود — باید تلاش میکردند تا به شکلی شفاف ارتباط برقرار کنند و از درک صحیح خود و دیگران اطمینان حاصل نمایند.
برای اینکه همگی به درک مشترکی برسیم، هنجارهای ارتباطی و قوانینی را که تیم باید رعایت میکرد، و همچنین تاریخ جلسات و ضربالاجلها را تعیین کردیم. ما تمام این موارد را در سندی تحت عنوان «منشور تیم» یا «منشور پروژه» تدوین کردیم. این کار بسیار مفید واقع شد و در نهایت پروژه با موفقیت چشمگیری همراه بود. مشتاقانه منتظر همکاری در پروژه بینالمللی بعدیام هستم.
پ
سال گذشته در محل کارم دوران دشواری را پشت سر گذاشتم. از قبل مسئولیتهای زیادی بر عهده گرفته بودم و سپس به دلیل تجدید ساختار سازمانی، یکی از اعضای تیم را از دست دادیم و خیلی زود حجم کاریام بیش از حد سنگین شد. این وضعیت باعث شد ساعات کاری اضافه زیادی داشته باشم و دچار استرس شدیدی شوم. رئیسم واقعاً به من کمک کرد و در برابر اهداف غیرواقعبینانهای که برای بخش ما تعیین شده بود، ایستادگی کرد. او همچنین روش «SMART» (اسمارت) را برای تعیین اهداف به من معرفی کرد. این واژه در واقع یک سرواژه (مخفف) است؛ شما از آن برای تدوین اهدافی استفاده میکنید که مشخص (Specific)، قابلاندازهگیری (Measurable)، دستیافتنی (Achievable)، مرتبط (Relevant) و زمانبندیشده (Timely) باشند.
من از این روش برای مدیریت تمام کارهایی که بار سنگینی روی دوشم گذاشته بودند، استفاده کردم. این کار به من کمک کرد تا برخی وظایف را اولویتبندی کنم، انجام بعضی دیگر را به بعد موکول کنم و برخی را بهکلی کنار بگذارم.
اکنون اغلب از این روش استفاده میکنم و احساس میکنم کنترل بسیار بهتری بر زمان و حجم کاری خود دارم.
د
آیا تا به حال از پرواز جا ماندهاید یا پروازتان لغو شده است؟ برای من که این اتفاق افتاد؛ همین هفته پیش. پرواز بازگشتم از یک سفر کاری، آخرین پرواز آن روز بود و به ما اطلاع دادند که با تأخیر مواجه خواهد شد. این مسئله همیشه در پروازهای آخر وقت، یک احتمالِ موجود است. کارکنان بخش زمینی مدام زمان تأخیر را تمدید میکردند تا اینکه سرانجام پرواز را بهکلی لغو کردند. سپس به ما گفتند که باید از داخل محوطه فرودگاه به بخش پروازهای خروجی برگردیم و با نماینده شرکت صحبت کنیم؛ کسی که قرار بود برای همه هتل هماهنگ کند و بلیت پرواز روز بعد را برایمان رزرو نماید.
به محض اینکه خبر لغو پرواز اعلام شد، فهمیدم باید سریع تصمیم بگیرم؛ چون بعید بود پرواز جایگزین ظرفیت کافی برای جا دادنِ تمام مسافرانِ پروازِ لغوشده را داشته باشد. با عجله در محوطه فرودگاه برگشتم و جزو اولین کسانی بودم که خودم را به باجه رساندم. کار درستی کرده بودم، چون برای پروازِ صبحِ روز بعد، تنها نه صندلی خالی وجود داشت. بقیه مسافران مجبور شدند به فرودگاه دیگری پرواز کنند و سپس مسیر باقیمانده تا فرودگاه مقصد اصلی را با اتوبوس طی کنند. چه شانس خوبی آوردم، مگر نه؟
نظرات کاربران